1. Pemberitahuan rapat sejak awal.
Pada kondisi tidak mendadak, biasanya syuro sudah terencana sebelumnya. Ada baiknya bila pemimpin rapat memberitahu sejak dini kapan syuro akan diadakan dan dimana tempatnya. Pemberitahuan ini diharapkan dapat memberikan waktu untuk berpikir para anggota rapat terkait ide yang bisa diberikan di syuro, serta mengalokasikan waktunya untuk hadir dan berpikir di rapat ini, sehingga peserta syuro dapat lengkap.
2. Waktu pasti rapat.
Dalam kondisi sesama kader yang sibuk, kita perlu sekiranya mematok waktu rapat secara tegas, sebutlah untuk lima pembahasan kita memerlukan waktu 60 menit, maka saat memberi info jadwal syuro, kita akan memberitahu waktu yang dialokasikan adalah satu jam saja. Dengan adanya waktu yang tepat, akan membangun budaya menghargai waktu diantara peserta syuro.
3. Pemberitahuan agenda pembahasan.
Agar pembahasan yang dilakukan dapat menghasilkan keputusan yang tepat, maka sebaiknya agenda apat diberitahukan bersamaan dengan pemberitahuan jadwal rapat. Agenda rapat tidak sekedar pembahasan umum seperti “rapat panitia ramadhan, atau rapat departemen media”, akan tetapi dengan pemberitahuan spesifik seperti “agenda rapat : sinkronisasi timeline antardepartemen, distribusi dan alokasi dana untuk 3 bulan kedepan, atau penentuan penerima beasiswa organisasi. Ini merupakan contoh yang bisa digunakan, sehingga peserta rapat akan berpikir untuk mengeluarkan idenya sebelum rapat, hal ini membuat pembahasan menjadi cepat dan efektif.
4. Memulai rapat tepat waktu.
Terkadang sebagai pemimpin rapat kita segan memulai rapat ketika anggota masih sedikit, disini perlu adanya leader will untuk mengubah kebiasaan yang ada, dengan memulai rapat tepat waktu berapa pun anggota yang telah ada. Dengan adanya kebisaan ini , lambat laun akan adanya willingness dari peserta rapat untuk selalu datang rapat tepat waktu.
5. Memanfaatkan media rapat secara efektif.
Media syuro penunjang minimal adalah papan tulis dan spidol yang memungkinkan peserta rapat mengikuti pembahasan secara tepat. Jika memungkinkan penggunaan media pendukung seperti laptop dan infokus untuk memudahkan penampilan data pendukung untuk bahan penunjang rapat. Bentuk media pada dasarnya bisa apa saja yang terpenting dapat memenuhi kebutuhan.
6. Hanya satu notulensi saja.
Pada sebuah syuro ada baiknya hanya satu orang saja yang ditugaskan sebagai pencatat, agar peserta lain dapat fokus pada pembahasan. Jika memungkinkan, rapat direkam saja dalam MP3, sehingga tidak ada satupun peserta rapat yang tidak fokus. Penggunaan perangkat penunjang seperti laptop bisa digunakan agar setelah rapat selesai seluruh peserta rapat meng-copy –data hasil notulensi rapat.
7. Dinamisasi rapat.
Seorang pemimpin rapat diharapkan dapat mendinamisasi rapat dengan memberikan kesempatan – ika perlu dipancing – peserta rapat agar bisa mengungkapkan pemikirannya.
8. Kesimpulan dan pembagian tugas.
Setelah semua pembahasan selesai, seorang pemimpin rapat atau notulen diharapkan mengulang semua hasil pembahasan dan pembagian tugas yang perlu dilakukan setelah rapat ini. Dengan adanya penjelasan ulang dan jobdesk yang jelas, aplikasi dari rapat dapat berjalan dengan baik.
9. Ketegasan dari pemimpin rapat.
Pada dasarnya tidak ada keputusan yang terbaik, akan tetapi yakinlah bahwa keputusan yang diambil melalui sebuah musyawarah adalah hasil yang dinilai Allah sebagai sebuah kebaikan, manusia ditugaskan untuk berpikir dan bertindak, sedangkan Allah menentukan hasilnya. Sebagai seorang pemimpin rapat diperlukan adanya ketegasan dan kebijakan untuk menentukan sebuah keputusan, ketegasan ini juga akan berdampak secara psikologis terhadap jalannya sebuah keputusan di lapangan pasca-rapat.
10. Serba aneka pendukung.
Sebagai sebuah organisasi dakwah maka tentu ada faktor non-teknis yang diperlukan untuk mendukung rapat yang dilakukan. Dalam sebuah agenda dakwah maka keberkahan dari Allah adalah orientasi kita, dan selalu terisinya nilai samawi dalam diri menjadi sebuah kekuatan tersendiri bagi kita dalam menjalankan aktifitas dakwah.
a. Adanya ketentuan untuk melakukan beberapa aktifitas ibadah pendukung sebelum rapat, seperti himbauan untuk tilawah beberapa halam sebelum syuro, atau kewajiban untuk Qiyamulail sebelum syuro.
b. Syuro diisi oleh tausiyah singkat ( tidak lebih dari 15 % alokasi waktu rapat-untuk efektifitas ) yang diharapkan dapat menjadi motivasi dan pengisi ruhiyah peserta rapat.
c. Syuro dimulai dengan tilawah atau tasmi untuk memberikan penyegaran diri di awal syuro, dan syuro diakhir dengan do’a agar apa yang telah dibahas dan yang akan dilaksanakan mendapat kemudahan dari Allah
Secara umum pola pembahasan bisa seperti berikut :
1. Penyampaian masalah / agenda pembahasan
2. Pemaparan singkat data pendukung
3. Brainstorming analisis
4. Brainstorming solusi
5. Memilih alternatif solusi
6. Kesimpulan
7. Ketegasan dari pemimpin rapat.
Pada dasarnya tidak ada keputusan yang terbaik, akan tetapi yakinlah bahwa keputusan yang diambil melalui sebuah musyawarah adalah hasil yang dinilai Allah sebagai sebuah kebaikan, manusia ditugaskan untuk berpikir dan bertindak, sedangkan Allah menentukan hasilnya. Sebagai seorang pemimpin rapat diperlukan adanya ketegasan dan kebijakan untuk menentukan sebuah keputusan, ketegasan ini juga akan berdampak secara psikologis terhadap jalannya sebuah keputusan di lapangan pasca-rapat.
D. Mekanisme Syuro
1. Syuro dihadiri oleh minimal 50% personil dept./biro./panitia.
2. Agenda syuro harus jelas dan disosialisasikan minimal satu hari sebelumnya, kecuali agenda-agenda yang penting dan mendadak untuk segera direspon.
3. Agar syuro berjalan efektif, maka masing-masing anggota menyiapkan usulan, ide, gagasan ataupun solusi sesuai agenda syuro yang akan dibahas dan untuk dibawa ke forum.
4. Keputusan-keputusan yang dapat merubah sistem ataupun konsep serta hal-hal yang dianggap fundamental akan sah jika memenuhi kuorum 1/2n+1.
5. Ketidaksanggupan dalam menghadiri syuro tidak menjadi alasan untuk tidak berkontribusi. Kontribusi bisa diberikan dengan menitipkan pada anggota yang hadir. Dan menerima segala keputusan yang telah diambil dalam syuro.
6. Pengurus yang tidak hadir wajib berinisiatif menanyakan informasi mengenai syuro yang telah berlangsung, minimal mengenai:
Waktu dan tempat syuro selanjutnya.Ø
Agenda-agenda syuro yang telah dibahas.Ø
Agenda-agenda syuro yang akan dibahas pada pertemuan selanjutnya.Ø
Iqob apa yang harus diterima bagi mereka yang tidak hadir.Ø
7. Bagi yang berhalangan hadir atau akan terlambat dalam mengikuti syuro, wajib memberitahukan kepada pimpinan syuro dalam tempo minimal 2 jam sebelum syuro. Setelah itu, dianggap tidak izin dan akan dikenai iqob.
8. Setiap syuro dilakukan pencatatan jurnal syuro sesuai dengan format::
1. Tempat, hari dan tanggal
2. Presensi
3. Jam dan durasi waktu pembahasan
4. Agenda
5. Pembahasan agenda
6. Kesimpulan
7. Tempat, jadwal dan agenda syuro selanjutnya
8. Sarana syuro yang mesti ada dan disiapkan: Hijab, Papan tulis , Spidol, Penghapus papan tulis.
9. Dalam pembahasan agenda syuro, mesti ditentukan pembatasan pembahasan.
10. Syuro harus memiliki output/hasil yang jelas Konseptual dan atau Operasional (untuk hasil berupa kesepakatan operasional, PJ-nya harus jelas)
11. Alur syuro:
Pembukaan :
a) Prolog (minimal basmalah dan shalawat)
b) Tilawah
c) Taushiyyah/Kultum
Pembahasan :
a) Penentuan agenda syuro (rencana agendaàusulan agendaàfiksasi agenda)
b) Skala prioritas pembahasan
1. Agenda mendesak (urgen) & penting
2. Agenda mendesak (urgen & kurang penting
3. Agenda penting & kurang mendesak
c) Pembahasan agenda point per point
1. Pendefinisian masalah
2. Brainstorming solusi
3. Penggodokan solusi
4. Pengambilan keputusan
5. Pembacaan ulang hasil keputusan
Penutup :
a) Kesimpulan syuro
b) Penertiban administrasi (presensi, iqob)
c) Ta’limat & I’lan (instruksi & informasi)
12. Penentuan iqab syuro diserahkan ke masing-masing Dept./Biro./Kepanitiaan.
Mekanisme tambahan (Biasanya dilakukan pada syuro perdana)
1. Mukaddimah
2. Tilawah Qur’an
3. Taujih / Tausyiah
4. Membuat notulensi syuro internal divisi
5. Membuat jaringan komunikasi standar. Jarkom ini akan dimanfaatkan untuk transfer informasi, media pengerahan massa
6. Membuat absensi setiap kali syuro
7. Melakukan mutaba’ah yaumiah
8. Melakukan pengawasan kerja anggotanya dan meneliti keadaan anggota yang mengalami kefuturan melalui lembar mutaba’ah yaumiyah
9. Melaporkan segala masalah yang terjadi kepada qiyadah di atasnya baik dalam syuro, forum silaturahim maupun di waktu-waktu senggang
10. Ketua divisi menghadiri syuro kadiv-kadiv 1x tiap bulan
11. Menginformasikan terlebih dahulu kepada BPH apabila akan mengadakan syuro. Karena BPH juga berusaha untuk mengikuti syuro dan mengetahui permasalahan yang terjadi di dalam pengurus internal divisi
12. Menyepakati membayar iuran infaq anggota pengurus tiap bulan
(ntar ada lagi lanjutanya.....)
0 komentar:
Posting Komentar